Siete pasos para escribir correos electrónicos en inglés para negocios

Siete pasos para escribir correos electrónicos en inglés para negocios

Hoy en día el ser bilingüe es más que necesario para comunicarnos, ya sea con nuestros clientes, socios, proveedores, compañeros de trabajo de un equipo multinacional o hasta con un jefe extranjero.

La cuestión es que para tener un buen empleo o abrirte las fronteras en un negocio, el aprender inglés es fundamental.

Y en un ambiente empresarial, una de las cosas que se hace diariamente es el escribir correos electrónicos de negocios.

Así que en esta ocasión te daré algunos tips para crear correos electrónicos de negocios que lleven un poco de arte y ciencia utilizando el tono correcto.

En este sentido, la mayoría de los correos electrónicos de negocios enviados a un cliente o colega deben ser más formales que un correo electrónico que se envía a un amigo o familiar.

Afortunadamente, es fácil desglosar el correo electrónico comercial perfecto por sus componentes, por lo que solo habrá que completar cada uno de ellos. Ten presente que tu correo electrónico debe lograr su objetivo e impresionar al destinatario. He aquí cómo crearlo:

Paso 1: Una línea de asunto clara

La primera cosa que tu destinatario verá incluso antes de abrir tu correo electrónico será la línea del asunto. Esto está destinado a proporcionar una idea de lo que va a encontrar en el correo electrónico y ayudará a encontrarlo de nuevo más tarde cuando quieren referirse a él.

Evita el colocar solo “hola” o “el proyecto”, sé más bien específico y claro para identificar el tipo de contenido que tiene el correo como “información sobre X” (“information about X”) o lo que esperas de tu destinatario “Tu ayuda necesaria con “X” (“your assistance needed with “X”).

Paso 2: Para cada ocasión, un saludo apropiado

Cuando se ha hecho contacto anteriormente y el trato es casual, un saludo puede ser suficiente como un “Hola (Hi)” o su nombre.

Pero si el destinatario es una persona de un rango más alto, o un cliente o colega que no conoces bien, entonces deberás ser más formal, por lo que usar el “Buenos días Sr. X (Good morning Mr. X)” u “Hola Sra. X (Hello Ms. X)” son modos concisos y educados.

Y cuando recibas su respuesta, toma nota de cómo te ha firmado.

Paso 3: Una introducción sucinta

Si no conoces a la persona, o si no sabe el porqué del envío de tu correo electrónico, es importante proporcionar información sobre ti. Preséntate indicando tu nombre, posición dentro de la organización y cómo llegaste a estar en contacto con dicha persona.

Esto permite al destinatario imaginar quién está escribiendo y pone el resto de su correo electrónico en perspectiva.

Paso 4: Antecedentes breves

Antes de llegar al objetivo medular del correo electrónico, es aconsejable proporcionar un poco de contexto. Si envías un correo electrónico para compartir información o necesitas algo de ellos, escribe una visión general o frase del proyecto, producto o situación a la que pertenece la información o solicitud.

Esto coloca tu correo electrónico en contexto para el destinatario y actualiza su memoria de la situación.

Paso 5: Una llamada a la acción

Esta es la carne del correo electrónico, la sección más importante de todas. Si deseas o necesitas algo del destinatario como información, asistencia o comentarios, es aquí cuando los solicitas de forma educada.

Paso 6: Una expresión de agradecimiento

Es importante agradecer al destinatario por su tiempo y esfuerzo, un simple “Agradezco su atención a este asunto (I appreciate your attention to this matter)” o “Muchas gracias por tomar esto en (Thanks so much for taking this on)” muestra al lector que reconoces su tiempo.

Paso 7: Una firma cortés

Ten preparada tu firma electrónica, que se agrega automáticamente a cada correo electrónico que envías y despídete con una frase cortés como “Saludos cordiales (Best regards)”, “Atentamente (Sincerely)” o “Gracias (With thanks)”.

El seguir estos pasos, te augura que tus correos electrónicos alcanzarán sus objetivos y serán bien recibidos.

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